El COVID-19 obligó a muchas empresas a cambiar al trabajo a distancia muy rápidamente. Esta migración apresurada y en un corto período de tiempo, nos indica que aún hay grandes desafíos por cumplir. ¿Cómo deberían las empresas abordarlos durante y después de la crisis?
Para mantener la operatividad del negocio, es necesario adoptar rápidamente el trabajo a distancia. Sin embargo, el principal desafío es encarar este trabajo, no de forma momentánea, con la idea de pasar la crisis, sino hacerlo de una manera estructural.
¿Por dónde comenzar?
Como primer punto, es fundamental hacer una evaluación y análisis de los elementos de los que se disponen y utilizar las herramientas adecuadas para lograr una buena migración. Si la empresa necesita actuar rápidamente, se puede optar por una adopción total que integre todas las herramientas de las que ya se disponen.
En cambio, si no existen tales herramientas, o no resultan aplicables o efectivas, hay algunas soluciones fáciles de usar que se pueden instalar en las empresas y que contienen todas las características necesarias.
Cuando se es autónomo, o en el caso de una pyme con pocos empleados, los interesados pueden suscribirse a MIcrosoft 365 o Google G-Suite, y trabajar de forma remota desde el hogar.
Pero cuando se trata de compañías más grandes, se empiezan a complejizar muchas situaciones, así como también las apps que se utilizan -apps core del negocio o heredadas- que no son sistemas navegables desde el exterior de la empresa.
Cuanto más complejas son las apps que utiliza una compañía, más cuidado se debe aplicar a la configuración del espacio de trabajo digital, no sólo para que sean accesibles desde cualquier lugar y de manera segura, sino que brinden una experiencia al usuario similar a que si estuviese físicamente en su oficina. En este punto la virtualización es fundamental.
De este modo, el teletrabajo no solo implica estar conectados con una notebook desde casa, sino comprender todos los procesos que los usuarios realizan día a día, incluyendo, por ejemplo, las autorizaciones internas, aprobaciones de gastos, o el envío de contratos firmados en papel (porque el proceso de la compañía no estaba digitalizado), de manera de brindarle un soporte tecnológico que permita la continuidad operacional.
Si bien existe una tendencia a la estandarización, se sabe que cada empresa es un mundo, con sus propios procesos y sistemas. Por lo que es clave el análisis previo para determinar qué es lo que cada empresa necesita, su cultura empresarial y las herramientas que requiere para mantener la productividad. En este punto es muy importante dar soporte de manera completa a todo el proceso que significa trabajar de forma remota.
En estos tiempos de contingencia, el implementar soluciones de firma a distancia, firma remota, firma digital, firma autenticada, o cualquier tipo de firma que se aplique a través de la biometría, es esencial para colaborar con una menor circulación de personas y la minimización de los riesgos de contacto físico, y así evitar una serie de trámites que en otro contexto se realizarían de forma personal al acudir a instituciones gubernamentales o bancarias.
Una vez adquirida la tecnología que unifique aplicaciones y equipos de trabajo, se podrán proporcionar buenas experiencias al cliente, que son fundamentales para la continuidad del negocio, más allá de la crisis actual.
El siguiente paso es construir sobre esto. Iniciar el proceso de adopción, organizar momentos de formación para los empleados, escuchar la retroalimentación, adaptarse cuando sea necesario. Esta forma de implementación estructural es esencial.
El trabajo a distancia es una inversión, y la realidad indica que las empresas que más rápido se adapten a esta situación van a ser las que tengan mayores posibilidades de sobrevivir.